Контрольный перечень вопросов для подготовки к переговорам с зарубежными партнерами

В ситуации, когда ментальность, культура и язык  препятствуют налаживанию полного понимания, необходим надежный механизм. Таким механизмом послужит для Вас  процедура проведения деловых переговоров. Обслуживая внешнеэкономическую деятельность предприятий  по международному маркетингу и международному менеджменту  (включая поиск зарубежных партнеров, проведение переговоров, сопровождение в заключении контрактов), МАРБ сформировал детальную процедуру  проведения деловых переговоров. Следование данному порядку позволяет избежать  трений с партнерами и получить максимальный результат.

ЭТАП I: ПОДГОТОВКА

А. Цели

1. Каковы наши интересы и цели в этих переговорах? Наши максимальные задачи? Наши минимальные задачи?
2. Какова наша лучшая альтернатива в этой сделке? С какой точки зрения предпочтительно не заключать сделку? Когда нам следует отказаться от сделки?
3. Каковы цели и интересы другой стороны? В каком случае они готовы уйти в сторону?
4. В чем особенности наших отношений с другой стороной? Как эти отношения влияют на ход обсуждения?
5. Кто наши конкуренты в этой сделке?
6. Какие преимущества у нас над конкурентами?
7. Какие преимущества у конкурентов над нами?
8. Как конкуренция влияет на наши цели, интересы, стратегии и тактики ведения этих переговоров?

В. Окружающая среда

1. Где лучше провести переговоры?
2. Когда состоятся переговоры? Как праздники или другие мероприятия могут повлиять на исход проведения переговоров?
3. Как долго продлятся переговоры?
4. Когда нашей команде следует прибыть на место проведения переговоров? Следует ли нам прибыть заблаговременно с запасом времени (чтобы расположиться и настроиться на переговоры)?
5. Когда мы покинем переговоры? Проинформировали ли мы другую сторону о времени нашего прибытия и уезда?
6. Установлена ли договоренность по проведению следующих раундов или сессий переговоров?
7. На каком языке будут проводится переговоры?
8. Будет ли переводчик?
9. На каком языке будет составлен контракт?
10. Проведен ли брифинг для переводчика относительно сделки, технических терминов и т.д.?

С. Наша команда

1. Кто будет участвовать в переговорах с нашей стороны? Кто будет основным докладчиком?
2. Достигнут ли таким составом команды оптимальный баланс функциональных навыков, знание страны, опыт ведения переговоров?
3. Были ли предписаны обязательства участникам команды: стенографирование, логистика, управленческая стратегия, производство продукции и т.д.?
4. Была ли проведена встреча команды для разработки стратегии, разработки проекта документов, моделирования хода ведения переговоров?
5. Имеются ли у команды необходимые полномочия обозначить обязательства при проведении переговоров?
6. Имеются ли третьи лица способные помочь нам провести сделку?

D. Другая сторона

1. Уверены ли мы в том, что другая сторона может осуществить наши планы?
2. Имеем ли мы дело с представителями из интересующего нас отдела компании?
3. Возможно другие стороны (государственные служащие и т.д.) должны участвовать в переговорах?
4. Полностью ли мы информированы о позиции другой стороны занимаемой в стране или в ее отношениях с правительством?

Е. Информация и документация

1. Какая информация нам необходима касательно страны, компании, транзакции и т.д. до начала переговоров? Как мы можем заполучить ее?
2. Что нам нужно знать о членах команды другой стороны? Как мы можем достать такие данные?
3. Проекты каких документов, слайды отчеты и публикации необходимо подготовить для переговоров?
4. Какие книги, журналы, отчеты и оборудование нужно сопроводить вместе с членами команды на место проведения переговоров?
5. Каких местных консультантов или экспертов нам нужно нанять? Должны ли они присутствовать во время переговоров?
6. Какие документы или информацию мы должны отправить другой стороне до проведения переговоров?

F. Программа

1. Какие пункты должна включать программа?
2. В какой последовательности они будут расположены?
3. Одобрена ли программа проведения переговоров другой стороной?

ЭТАП II: ОТКРЫТИЕ ПЕРЕГОВОРОВ

1. Полностью ли мы представили членов нашей команды?
2. Другая сторона представила ли нам полностью каждого члена команды?
3. Знаем ли мы лидера команды и роли играемые членами команды другой стороны?
4. Какова физическая организация переговоров?
5. Достаточно ли уделено времени на знакомство с членами команды другой стороны?
6. Необходимо ли сделать заявление об открытии переговоров? Из чего будет состоять эта речь? Какую информацию мы должны сообщить о нашей компании (миссия, корпоративная социальная ответственность и т.д.)?
7. Точное ли мы имеем представление о полномочиях команды другой стороны?

В свою очередь, другая сторона осведомлена ли о полномочиях нашей команды?

Рекомендуем: Должностные инструкции менеджера ВЭД.

ЭТАП III: ДИНАМИКА ПРОВЕДЕНИЯ ПЕРЕГОВОРОВ

1. Вся ли информация получена от другой стороны? Слушаем ли мы их внимательно? Понимают ли они, что мы слушаем их внимательно? Какие вопросы нам нужно задать?
2. Знаем ли мы особенности культуры другой стороны? Как их культура влияет на наше взаимодействие друг с другом?
3. Каковы главные вопросы? Как их можно градировать в порядке важности?
4. Какова наша стратегия по каждому вопросу? В каком порядке мы будем излагать вопросы?
5. До какого момента мы будем использовать проект соглашения в качестве базы для переговоров?
6. Если другая сторона предоставит нам свой проект договора как мы себя поведем?
7. Наблюдаем ли мы вербальные и невербальные знаки коммуникации другой стороны?
8. Какие социальные сюжеты могут возникнуть во время проведения переговоров? Знаем ли мы как правильно ответить на них в соответствие с культурными особенностями другой стороны?
9. К каким идеологическим факторам мы должны быть чувствительны?
10. Кто будет нести риск международной интеракции? Если мы, тогда как мы должны защитить себя?
11. Учли ли мы контроль по обмену информацией в рамках переговоров?
12. Установлено ли согласие между членами нашей команды проводить встречу в конце каждого дня переговоров для оценки прогресса и планирования следующего дня переговоров?
13. Ведется ли разработка письменного отчета о проводимых переговорах?
14. Какие у нас есть опции для достижения наших целей и интересов?
15. Мы уверены в том, что действительно понимаем цели и интересы другой стороны?
16. Мы уверены в том, что другая сторона действительно понимает наши цели и интересы?
17. Полностью ли мы объяснили другой стороне природу предлагаемой транзакции? Полностью ли другая сторона понимает сделку и ее последствия?
18. Какой механизм разрешения диспутов мы встроим в сделку (медиаторство, примирение, советник по разрешению диспутов)?

ЭТАП IV: ОКОНЧАНИЕ ПЕРЕГОВОРОВ

1. В случае заключения сделки, уверены ли мы что она реально произойдет?
2. Какие будущие события и тренды могут повлиять на соглашение? Как мы можем защитить себя от этих событий?
3. Как мы структурируем соглашение для минимизации неопределенности в будущем?
4. Сбалансирована ли сделка? Несет ли она положительное для обоих сторон?
5. Разработан ли план для осуществления сделки?
6. Какова наша стратегия управления сделкой после подписания контракта?
7. Что нам необходимо сделать, чтобы построить хорошие рабочие отношения с другой стороной?

РЕКОМЕНДАЦИЯ БЫЛА ПОЛЕЗНА? ОСТАВАЙТЕСЬ НА СВЯЗИ С НАМИ И ПОДПИШИТЕСЬ НА НАШ БЕСПЛАТНЫЙ ЭЛЕКТРОННЫЙ ЖУРНАЛ.