Как составить коммерческое предложение, от которого невозможно отказаться [чек-лист]

Разрабатываете коммерческое предложение о сотрудничестве, новом продукте или услугах вашей компании? Шаблоны и образцы коммерческих предложений, найденные вами в сети Интернет, мало помогут наладить отношения с зарубежными партнерами. Дело в том, что коммерческое предложение – инструмент продаж, а не сопроводительный информационный материал. Цель коммерческого предложения состоит в том, чтобы привести убедительные доводы покупки продукции или оказания услуги.

Ниже указаеы типичные ошибки, содержащиеся в коммерческих предложениях:

Предложение не обосновывает коммерческий смысл сделки: Определение проблемы, предложение разумного решения, получаемые клиентом выгоды и стоимость товара или услуг – необходимые элементы, закладывающие коммерческий смысл сделки.
Предлагаемое решение представляет ценность лишь для руководителя предприятия или конечного покупателя. В коммерческом предложении необходимо указать на ценности предлагаемого решения, получаемые всеми субъектами, вовлеченными в проект, а не только для руководителя.

Чтобы добиться резонанса коммерческого предложения на фоне вашей конкуренции, проделайте следующие шаги:

1. ДОСКОНАЛЬНО ИЗУЧИТЕ КЛИЕНТА

Предложение не будет принято, если вы не сумеете раскрыть истинные критерии принятия решения клиентом. Такие критерии могут отличаться от того, что указано в тендерной информации или запросе квоты. Для этого необходимо тщательно изучить клиента. Предпочтительно провести беседу или разговор с субъектами и заинтересованными лицами, участвующими в принятии решения и понять, что же происходит на самом деле.

Обратите внимание на то, что различные группы, скорее всего, будут высказывать различные доводы и термины для описания ситуации. Так, если предложение обращено к инженерам и бухгалтерам, вам необходимо выработать наилучший способ общения с обоими.

2. ЗАЛОЖИТЕ ФУНДАМЕНТ

Ваше предложение не вызовет доверия, если вы заблаговременно не установили взаимоотношения с клиентом. Есть два способа сделать это: (1) Создайте присутствие в сети и офлайн, открыв каналы связи с вами: сайт, на котором вы позиционируете себя лидером в отрасли, ваши выступления на конференциях, членство в профессиональных сообществах, проведение исследований и выпуск пособий или брошюр, ведение профайлов в социальных сетях. (2) Установите личную связь: личное знакомство, предварительный телефонный звонок, участие на семинаре или вебинаре, переписка по электронной почте и т.д.

3. ОБОСНУЙТЕ СВОЙ ПОДХОД

Ознакомившись с положением клиента и заложив основу для формирования отношений, приступайте к репетерированию сюжета разрешения проблемной ситуации клиента. Воспользуйтесь следующим вопросами для проведения обсуждения:

С какими проблемами сталкивается клиент (покупатель)?
Почему эта проблема требует незамедлительного решения?
На что оказывает негативное влияние создавшаяся проблема?
Какие цели (корпоративные или личные) не были достигнуты из-за возникновения проблемы?
Каким образом клиент определяет успешность разрешения проблемы?
Из всего набора критериев успешного разрешения проблемы, какой из них наиболее важен для клиента?
Что конкретно мы будем предлагать клиенту?
Каким образом будет выполнятся работа?
Как будем убеждать клиента в квалификации и компетенции?
Какие количественные параметры мы готовы достичь?
Как мы можем доказать, что предлагаемое нами решение приведет к желаемым результатам?

Увеличьте продажи, поставив маркетинговый учет в отделе маркетинга

4. ВЫДЕРЖИТЕ ОСНОВНЫЕ РАЗДЕЛЫ КОММЕРЧЕСКОГО ПРЕДЛОЖЕНИЯ

В структуре коммерческого предложения выделяют 5 основных частей:

Предмет предложения (указание проблемы).
Доводы о необходимости разрешить проблему.
Ожидаемый результат.
Обзор решения.
Призыв к действию.

5. РАЗРАБОТАЙТЕ ПОЛНУЮ ВЕРСИЮ КОММЕРЧЕСКОГО ПРЕДЛОЖЕНИЯ

В полной версии коммерческого предложения содержатся подробные объяснения хода выполнения работ, ссылки на вовлеченных людей, описание накопленного вами опыта в рассматриваемой области, обслуженные клиенты в подобных проектах, а также доказательства вашей компетенции и финансовой устойчивости. Во многих случаях, клиенты сами определяют структуру предложения или его шаблон. Если это так, точно следуйте предложенной вам структуре. Обычно для принятия решения достаточно соблюдения основных разделов коммерческого предложения резюме, однако не пренебрегайте деталями.

6. ОТШЛИФУЙТЕ ФОРМАТ И ТЕКСТ КОММЕРЧЕСКОГО ПРЕДЛОЖЕНИЯ ДО БЛЕСКА

Внешний вид коммерческого предложения так же важен, как и его содержание. Выверите грамматические ошибки и опечатки. Если данный шаблон был вами использован ранее, будьте предельно внимательны и исключите имена других компаний (возможно конкурентов ваших клиентов).

7. ПРОВЕРЬТЕ СОБЛЮДЕНИЕ ВСЕХ НЕОБХОДИМЫХ ТРЕБОВАНИЙ К ОФОРМЛЕНИЮ КОММЕРЧЕСКОГО ПРЕДЛОЖЕНИЯ:

Сформируйте заголовок коммерческого предложения.
Соблюдайте ясную и понятную структуру коммерческого предложения. Логично разбейте текст и выделите абзацы. Абзацы должны включать не более 7 и не менее 3-х строк. Выделяйте подзаголовки и перечисления.
Коммерческое предложение составьте на фирменном бланке компании или выдержите стиль.
Укажите способы обратной связи с вами (название сайта компании, контактные телефоны, адрес электронной почты), т.е все каналы, по которым ваша компания доступна и ждет нового партнера прямо сейчас.
Для того, чтобы выразить уважение и завязать долгосрочные отношения с клиентом, необходимо обращаться к нему по имени. Например, Уважаемый Иван Федорович! или Dear Mr. Smith.
Сошлитесь на личное знакомство.
Покажите, что понимаете нужды клиента.
Сошлитесь на опыт лучших компаний в мире и задайте международные параметры.
В одном коммерческом предложении предлагайте один товар или услугу. Не следует продавать все и сразу, т.к клиент вероятнее всего не сможет сконцентрироваться на главном.
Не концентрируйте внимание лишь на себе и своей компании. Пользуйтесь словами ”Вы” и “Ваше” чаще , чем “Мы” и “Наше”. Сделайте акцент на Вашем клиенте и тех выгодах, которые он получит от сотрудничества с Вами.
Избегайте сложных технических терминов и заумных фраз.
Отдавайте на перевод коммерческое предложение только профессиональным переводчикам и корректорам. А лучше всего, носителям иностранного языка. Ваш компьютер может с этим не справиться.
Постарайтесь уложиться в стандартную страницу А4.
Задайте количественные результаты сотрудничества с вами.
Главную мысль в конце письма лучше всего оформить в виде постскриптума (по статистике читается первым).
За подписью руководителя укажите данные сотрудника, подготовившего коммерческое предложение.
Озвучьте ваше ожидание клиенту или включите призыв у действию. Укажите чего именно вы ожидаете от читающего текст коммерческого предложения.

ЧТО ЕЩЕ ЦЕЛЕСООБРАЗНО УЧЕСТЬ ПРИ СОСТАВЛЕНИИ КОММЕРЧЕСКИХ ПРЕДЛОЖЕНИЙ?

Задание:

Ознакомьтесь с примерами коммерческих предложений. Примеры № 1-2. Примеры № 3-11.
Какие упущения вы обнаружили?
Разработайте коммерческое предложение на английском языке для экспорта товаров.